秘書工作的主要內容

发布时间:2018-07-22 14:46:06 编辑:Admin 手机版

 秘書是國家工作人員(或稱公務員)眾多職務中的一種,是為領導中樞和領


導者提供綜合性、輔助性服務的公務人員,是以文字、調研、組織、協 調等能力為手段、圍繞領導意圖進行工作的智力勞動者,是領導的耳目、助手和參謀 。 一 秘書工作的主要內容

1事務辦理 2中介溝通 3 文書工作 4信息工作 5參謀輔助 6會務操辦 7 綜合協調 8督促檢查

二 作用 1樞紐作用:2 參謀作用3信息傳遞作用 4協調作用 5形象作用 三 秘書工作的總體特征是“輔助決策、綜合服務”;

四 基本原則 “第一要保密,第二要準確,第三要迅速” 五 會議籌備 議程安排 1會議應發資料2會議記錄安排3幻燈或錄影設備4會議預訂6制作來賓名冊7紀念品的制作與發放8預訂回程票 六 會場的布置 1相對式:主席臺與代表席采取上下面對面方式,突出主席臺

的位置。分為禮堂形、教室形、弦月形。 2全圍式 不設專門的主席臺,所有

與會者均圍坐於一起。分為圓形、橢圓形、長方形,多邊形。3半圍式:介於相對式與全圍式之間,設有主席臺,但在其正面和兩側安排代表席,這樣即突出了

主席臺的地位,又有融洽的氛圍,比較適合中小型工作會議。分為馬蹄形、T字形、鞏橋形。 4分散式:將會場分為若幹個中心,每一中心都有一個主桌,在

一定程度上,即能突出主桌的地位和作用,又給與會者提供多個交流的機會,氣

氛較為輕松和諧。分為圓桌形、方桌形、V字形。

七 座位的安排 首先,請領導確定在主席臺就坐人員的準確名單;其次,確定

其中身份最高的人員就座於主席臺前排中央,其他人員按先左後右、一左一右順

序排列,如下圖:

? ? ? ? ? (單數) ? ? ? ? ? ?(雙數) 1,會議記錄

1概念:會議記錄是開會時當場將會議基本情況和會議報告、發言、討論、決議

等內容如實記錄下來的文書。a特點:一是真實性;二是資料性,可作為研究、

編發、查找會議的重要原始資料長期保存。3註意事項:內容真;速度快;整理

快。4為會議記錄做好準備:紙筆、錄音機和磁帶、會議相關文件、提前到達、

了解座次便於識別發言者、要有手工記錄;5會議記錄過程:內容完整、詳略得

當、最後簽名並不得再加任何改動;6記錄要求:準確、完整、簡潔。2,會中信息(1)收集、傳遞和反饋;(2)對外宣傳同時註意保密;(3)加工:綜合、提煉、推導;(4)傳遞方式:口頭、影像、電子、專人。(5)要求:力求全面、真實、及時、適用、重點突出。3,會議簡報(1)概念:簡明扼要地對會議的簡

要報告。(2)特點:簡明扼要;迅速快捷;內容新穎;真實準確。(3)結構:報頭+報核+報尾

(4)註意:一般不超過1000字,最長不超過2000字;內容真實、準確、典型。 辦公環境的管理原則 方便 ?舒適整潔 ?和諧統一 ?安全。 辦公室的布局與布置 (1)布局 ?封閉式布局。?開放式布局。C 封與開

結合

布置要點 營造一個安靜的工作環境;保證良好的采光、照明條件;合理安排座

位;力求整齊、清潔。

布置的原則 a采用一個大間辦公室。b使用同一大小的桌子。c檔案櫃應與其他櫃子的高度一致,以增進美觀。d采用直線對稱的布置。e主管的辦公區域需保留適當的訪客空間。f將通常有許多客戶來訪的部門,置於入口處。g主管的工作區域位於部屬座位之後方,以便於控制和監督。?布置的原則 1全體職員的座位應面對同一方向布置。2常用的文件與檔案,應置於使用者附近。3應保持公共空間和私人空間的獨立。4桌與桌之間應留有一米左右的距離。5桌位的排列,宜使光線由工作人員的左側射入。6最常用的辦公物品應放在伸手可及的

地方。7計算機等辦公自動化設備,應有其獨立的空間,既要方便使用又不影響

別人工作。

日程安排的基本要求(1)統籌兼顧 (2)安排規範(3)效率原則 (4)突出重點(5)留有余地 (6)適當保密(7)事先同意

接聽電話 a聽到鈴聲馬上拿起話筒 b問候並自報家門 c確認對方 d記錄並商談有關事項 e復述、確認要點 f道別、掛機 g整理記錄

打電話 1準備通話提綱 2核查電話號碼 3撥出電話 4問候並自我介紹 5確認對方 6陳述內容 7復述通話內容 8道別、掛機 9整理記錄 接打電話的原則與要求 表達規範、正確 禮貌熱情,語氣清晰和婉 語言簡潔、高效保密 註意時間

秘書的能力要求 寫作能力 口頭表達能力 聽知能力 閱讀概括能力 社交活動能力 協調能力 觀察分析能力 應變能力 設備操作能力 秘書職業道德 忠於職守 嚴守機密 恪守信用 文明禮貌 廉潔奉公 秘書的性格要求 1、開朗 2、敏捷3、穩健4、堅毅5、幽默6、自制 三辦之間 1、辦文:行文(寫文、走文) 辦會: 辦事 三辦的原則1、體現秘書的綜合職業能力—稱職秘書的基礎和基本要求。2、體現秘書處理事務工作的判斷力—獲取事務處理的最佳效果3、具體的原則和方法 三辦的原則之具體原則與方法1、功力紮實,工作落實2、綜合考慮,系統籌劃

3、形式多樣,主攻明確4、勤於總結,勇於創新

第二、辦文辦會辦事三者相互聯系1、辦文有時是通過辦會解決2、辦會離不開辦文的工作

3、辦事在多數情況下是通過辦文或者辦會體現的

秘書工作的悟性是指秘書在“辦文”、“辦會”、“辦事”過程中體現出來的能

充分領悟工作事理,能充分發揮自己的才能,把事情辦得既遵章守法又使領導滿

意、大家認同的那樣一種良好的內在素質 領悟能力。善於摸索規律,找

竅門,總結經驗。排憂解難

秘書悟性的境界——秀外慧中

秀外慧中:嫻熟的、訓練有素的工作技能,良好的形象和工作狀態;高尚的品質、

縝密的思維和敏捷的領悟能力。

悟性來源於以下三方面 工作閱歷和工作經驗 意誌和品位 品質和思想水平 如何提高工作悟性 1充分認識“辦文”、“辦會”、“辦事”中的事理,學會

“懂事”,明白“事在人為” 2認識社會、認識人際關系和公共關系,樹立高

尚的人生觀和世界觀;為人暢快,辦事通達 3註重提高政治思想水平和知識水

平,理解和掌握我們黨和國家的各項政策,掌握正確的思維邏輯和科學的思維模


接待 接待規格 1,高規格2,對等接待 3,低規格

接待前的準備工作 (1)、心理準備? “誠懇”的心情 ?合作的精神(2)、物質準備 ?、環境準備 ?、辦公用品的準備(3)業務知識和能力的準備4)了解來賓的基本情況(5)確定接待規格。

日常接待工作流程圖 布置接待的環境 迎候來訪者 了解來訪意圖 介紹主賓雙方 引導客人 向領導通報來訪者情況 處理臨時失約 必要時幫助上司中斷來訪 做好來訪記錄 送客

(1)基本程序

/standup(站起來)

3S<—— see(註視對方)

\smile(微笑)

(2)基本環節 親切迎客 熱情待客 禮貌送客

預約接待的工作程序 了解來訪者情況 2確定接待規格 3制定接待計劃 4接待工作總結5接待計劃的實施6做好接待準備工作

公文的結構 發文機關標識 發文字號 公文標題 正文 公文生效標識 成文日期 受文者 發文機關標識

發文的處理程序 草擬 審核 簽發 復核 繕印 用印 登記 分發 註辦 收文的處理 簽收 登記 審核 擬辦 批辦 承辦 催辦 收文登記簿

收收文來文來文文件附件 份數 密級 緩急承辦簽收復文歸卷備註 文日期 機關 字號 標題 時限 單位 人 號 日期 號

文件處理單

共收 份 收文號: 辦、閱人簽名:

已分發給: 收文時間:

擬辦意見:

批辦意見:

辦理結果:

傳閱文件登記單

收收文 來文文密份傳閱情況 轉銷存備文文件號 級 數 出 毀 檔 註 號 單標月 日

位 題

一要有總攬全局的思維。工作職責的特殊性,決定了秘書人員在思考和處理

問題時必須與領導的思想同步,要有總攬全局的思維,只有這樣才能為領導的決

策提供準確、科學的參謀意見,在工作上迎得主動,成為領導的得力助手。所以,

一個出色的秘書工作人員要堅持做到“兩個必須”。一是必須積極主動地介入和參與中心工作,了解全局工作重點,掌握全局工作動態,及時準確地為領導反饋各

種高質量的信息,和有的放矢地提出科學的參謀意見。二是必須站在全局的高度

來思考和處理問題。秘書人員,既是領導的得力助手,又是領導的智囊團,這一

職責的特殊性要求秘書工作人員在思考和處理問題時必須站在全局的高度。只有

這樣,才能充分發揮職能作用,有效地做好綜合協調工作,準確地處理好各種問

題。因此說,秘書人員要有總攬全局的思維,這是做好秘書工作的關鍵。

二要有勇於奉獻的精神。秘書工作不像其它具體業務工作那麽有規律和單

一,寫起材料不分白天黑夜,費力勞神,十分辛苦。因此,秘書人員要有勇於奉

獻的精神,要大方、大氣,不斤斤計較。沒有這種精神,是絕對幹不好秘書工作

的。

三要有團結協作精神。現在,工作的綜合性要求越來越高,單靠一個人的力

量很難完成許多任務急、重的工作。所以,秘書幹工作,既要有獨當一面的能力,

又要有團結協作的意識。特別是在材料寫作上,要有“臭皮匠”精神,發揮好團隊的力量,經常切磋交流。思想的火花、靈感的突發,常常是在不經意的碰撞中產

生的。現在是經濟一體化的時代,也應當是知識、智慧共享的時代。我們提倡每

個人自己擁有更多的學識,但更提倡把自己的學識貢獻出來,讓大家共同分享,

共同提高。

四要有開拓創新精神。秘書工作本身就是比較繁雜、瑣碎的工作。如果沒有

開拓創新意識,就容易被日常的工作所淹沒掉,而提出的思路和開展的工作就沒

有特色。(一個成為商場經理,一個還是售貨員的故事)

五要有較強的協調能力。要有溝通上下,協調左右的能力。

六要有較強的抗壓能力。秘書工作非常繁忙,有的時候壓力是很大的,如材

料寫出來、有些事情你不懂。怎麽辦呢?要鎮定,不能自己亂了陣腳。然後理清

思路,一個難關一個難關地把它攻下來。難關攻多了,水平自然就提高了。
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